Événements d'entreprise de grande envergure comme salons, séminaires, journées de team building, etc. Il faut une bonne organisation de démarrage pour avoir les résultats souhaités. Qu'il s'agisse de gagner des clients ou de fédérer l'équipe, une préparation rigoureuse s'impose, et il n'y a pas de place pour l'improvisation.
Par conséquent, vous devez construire une organisation qui fonctionne bien tout en utilisant des outils qui facilitent votre travail. Découvrez comment organiser un événement d'entreprise réussi.
Définir la cible et l’objectif du projet
Toute activité mise en place dans l’organisation d'événement organisation doit répondre à des besoins spécifiques afin que vous puissiez anticiper des résultats et des ressources mobilisées pour atteindre ces résultats.
Tout d’abord, il faut déterminer l'objectif de l'événement : se rapprocher de clients, lancer de nouveaux produits, conquérir de nouveaux clients potentiels, promouvoir de nouveaux services, animer l'équipe de l'entreprise, etc.
Après avoir déterminé vos objectifs, il devient plus facile de développer une stratégie de communication globale qui correspond à vos objectifs et est cohérente avec vos activités. Ces données peuvent également être utilisées afin de déterminer le type d'activité commerciale qui correspond le mieux à vos objectifs : salons, séminaires, expositions, soirées, conférences, séminaires techniques, etc. Pour plus d’informations, cliquez sur revolutionr.com
Prévoir un branding percutant
Le branding événementiel est généralement important, car les événements permettent de communiquer autour d’activités de l'entreprise et donc autour de votre marque. Par conséquent, vous devez l'utiliser pour servir les objectifs stratégiques. Par exemple, vous pouvez, pour cela, concevoir des effets visuels pour l'événement en vous basant sur la charte graphique de votre entreprise pour assurer une continuité avec la marque.
Ensuite, cet effet visuel devra être utilisé dans toutes les communications étant publiées dans le cadre d’une promotion de l'événement. Vous pouvez envisager de concevoir des articles promotionnels, tels que des t-shirts, que vous pouvez fabriquer par un expert en t-shirts personnalisés et aussi à vos employés, à votre équipe ou au premier groupe de visiteurs lors de la consolidation d'équipe. Vous pouvez également l'utiliser afin de distinguer les différentes équipes travaillant sur le salon et assurer la visibilité des visiteurs.
À noter que les autres objets publicitaires personnalisés peuvent également être conçus dans un cadre de la communication de la marque : autocollants, tatouages éphémères, chapeaux, sweats, polos, stylos, gourde, etc.
Faire du bruit sur des réseaux sociaux et choisir le bon moment
Le réseau social est un outil de communication, vous devez l'utiliser afin d’optimiser le taux de participation de la cible à l'événement. Par exemple, vous pouvez utiliser les publicités Facebook et Twitter pour la publicité ciblée. Vous pouvez également demander aux collaborateurs d'envoyer leurs propres invitations pour augmenter le nombre de participants.
L'utilisation des réseaux sociaux professionnels reste un travail quotidien, même lors d'événements internes à l'entreprise : ils peuvent facilement impliquer tout le monde avant et pendant l'événement. Invitez des participants à utiliser leur réseau d'entreprise pour parler de leurs journées passées. Vous utiliserez ce canal pour transformer votre entreprise en réalité et établir un lien qui est plus naturel avec vos objectifs.
Si vous voulez attirer du monde, choisir le bon moment pour organiser un événement d'entreprise est crucial. Si des événements grand public sont réservés à votre entreprise, assurez-vous de vérifier s'il n'y a pas d'autres événements majeurs ce jour-là, car vous risquez de perdre le public qui a l'intention d'assister à votre événement.
Aussi, évitez autant que possible de l'organiser pendant les vacances scolaires, car les gens sortent souvent de la ville pour participer à cette occasion, et quand il est le plus difficile d'activer l'objectif motivation le lundi. Si votre événement est festif, vous pouvez choisir le week-end. Le week-end est plus propice pour terminer votre événement par une belle animation.
Faire preuve de créativité et solliciter le retour de participants
Se démarquer d’autres entreprises est l’objectif que vous devez respecter, dans les actions que vous voulez entreprendre, notamment dans le cadre des activités organisationnelles. Vous devez utiliser vos activités pour jouer un rôle et créer de la valeur ajoutée, c'est pourquoi non seulement le type d'activités d'organisation, comme le team building, doit être sélectionné, mais aussi la créativité doit être mobilisée dans l'emplacement, l'aménagement et la décoration.
Au niveau des animations, il faut savoir qu'il y a désormais un large éventail de choix, car le public s'est habitué aux entreprises qui organisent de tels événements. Il attend également plus d'originalité et il est désormais facile de trouver des artistes professionnels pour lesdits événements.
Pour les événements internes, il peut y avoir une liste originale d'activités, comme le paintball, les escape games, les laser games, le parapente, etc. Si vous organisez temporairement un événement d'entreprise, les retours des participants seront très importants, car vous pourrez utiliser les retours que vous collectez afin d’améliorer votre concept. De plus, solliciter des commentaires est aussi un moyen de dire à vos clients et employés que vous vous souciez de leur satisfaction et que leurs impressions sont importantes dans une mise en œuvre de votre projet.